工作电话可以得到不同的对待——喜爱、接受或只是容忍。不管怎样，他们是团队合作所必需的，尤其是在有远程员工的情况下。
但碰巧会议数量失控，其效益值得怀疑。一天打几个电话让人筋疲力尽，没有时间或精力去做其他事情。当有可能不来时，尤其不愉快，而且在会议期间，项目的最后期限变得更加接近。
无用的会议对公司也有害：它既让员工筋疲力尽，又耗尽预算。毕竟，即使参加无效的会议，人们也必须付出代价。
与 5 位同事进行一小时的会议 = 5 个工作小时。
如果每个参与者一小时的费用为 3,000 卢布，那么会议将花费公司 15,000 卢布。
我们制定了 5 种会议变得毫无用处并激怒员工的情况。让我们看看它们并分享有助于提高会议效率的方法。
情况一：不打电话也可以
对于项目的每一个微小的变化，都会安排一次电话咨询。频繁的会议会让管理层产生一种错觉，认为团队正在致力于该项目。事实上，只有那些直接受讨论话题影响的人才会积极参加会议。其余的人通常都默默地等待电话。
一天召开几次会议会大大降低工作效率：从任务到电话的切换也需要时间，因此几乎没有精力用于工作本身。当会议突然安排时，一个人就完全失去了计划工作日程的机会。
解决方案：首先您需要了解电话会议将有助于实现什么目的以及整个团队是否需要参加。如有必要，召开会议是合理的：
- 组织头脑风暴，选择最优方案；
- 确定并共同规划后续步骤；
- 做出涉及人们不同情况之间权衡的决策；
- 介绍工作成果或重要决定并回答反问；
- 讨论敏感话题——团队的情绪或困难。
即使在这种情况下，最好评估一下什么可以节省更多时间 – 打电话或发消息，并有机会在评论中提出问题。
如果要传达的信息不需要交换意见，那么会议就没有意义。例如，如果您需要给出指示，最好进行截屏视频。不通过电话而是通过所需聊天中的消息来共享项目新闻也更有效。
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提示：在安排紧急会议之前，请确定您想要获得的结果。您可能会明白，要实现这一目标，您需要提前准备会议，这意味着紧急会议不会有任何好处。
情况 2：长时间、模糊的讨论
当会议在没有明确了解目的和预期结果的情况下举行时，就会发生这种情况。如果参与者不清楚他们将讨论什么以及他们想要达到的目标，那么会议就有可能变成一片沼泽。同事们会试图填补停顿，并可能完全偏离通话最初的主题。
解决方案：出席会议的每个人都应该清楚会议讨论的问题是什么。如果您认为该主题对于通话来说足够重要，那么您就知道它应该带来什么结果。确定实现此结果的中间步骤并围绕这些步骤安排会议。明确的时间安排将有助于避免会议延长。
提示：对于规模较大的通话，请指定一名协调员。他将确保他的同事们紧扣主题并遵守时间表。
情况三：同事没有做好接听电话的准备
开会是为了讨论想法，共同选择最佳解决方案，但没有想法：同事们没有准备好，不可能立即拿出出色的创意。
这样的会议对许多人来说都很熟悉：人们开始激烈地尝试至少找到一些东西，但电话会议又一拖再拖。因此，必须安排一次新的会议，或者团队选择一个匆忙组合的解决方案，只是为了得出一些结果。
解决方案：如果可以准备会议，您一定应该这样做。
将所有必要信息的链接添加到呼叫消息中。要求参与者查看材料并在会议文档（例如 Miro 中的白板）上写下想法。因此，电话会议立即开始讨论想法，与会者将完善这些想法并选择最有效的解决方案。
建议：同意您的员工的意见，最好在打开摄像头的情况下进行通话。这改善了纪律并激励人们提前准备会议。
情况 4：所有人都被邀请参加会议
有些员工可能根本不参加会议，因为问题涉及完全不同 外汇数据库负责人 的工作领域。但他们仍然以“所有团队成员必须了解所有事件”为借口被邀请。
通常，通话中的额外参与者保持沉默并等待通话结束。或者，如果他们远程工作，他们甚至决定将对他们来说毫无用处的会议与清洁工作结合起来。在会议结束之前他们无法集中精力完成任务，但通常不会带来任何好处。
解决方案：参加会议的员工人数必须达到规定的最低人数。在向所有人发送自动邀请之前，请考虑一下谁确实需要参加电话会议，以及谁只需要熟悉其结果。从邀请中删除后者。
然后再次查看参与者列表，确定谁需要出席整个会议，以及谁只能加入来解决几个具体问题。如果可以的话，请在会议开始或结束时安排与他们的对话，以便在讨论完他们的部分后让他们离开。
建议：参与者本人的诚实反馈将帮助您确定谁是常规通话中的异常者。定期进行此类调查。
如果我们将所有改进集中在一篇文章中，我们就会得到一个议程 – 一个会议计划。这样的消息只需 5-10 分钟即可完成，可以节省半小时或一个小时，而这些时间通常花在建立和沉浸在通话主题上。
情况5：通话结束，但没有任何变化
看起来会议很有成效，他们讨论了下一步该做什么，但什么也没做。几周后，他们在会议上讨论的内容都被遗忘了，问题仍然没有得到解决。
解决方案：团队做出决策的所有会议都应该记录下来，以便参与者在完成相关任务时可以刷新记忆。
为了让同事们了解接下来的步骤，并且那些没有参加 真实手机号码列表 电话会议的人也可以了解会议的结果，会议组织者起草了会议记录 – 文本摘要。它应反映所做的决定、负责实施的人员以及必须遵守的最后期限。
建议：将“如果这不在会议结果中，则不在会议中”作为公理，并在撰写通话摘要时记住。
让我们总结一下
如果出现以下情况，您可以从工作日中删除无用的电话：
- 用短信取代一些会议。
- 在通话前准备好议程。
- 每次会议后写下总结。
最后提示：尝试每周有一天不打电话的工作。提前警告你的同事，肯定不会有人叫他们去开紧急会议，他们可以按照自己的意愿计划这个工作日。这将帮助他们专注于可能因频繁通话而受到影响的任务，并设定紧迫的最后期限。
